CRM для медибаинга — можно ли работать без Asana, Trello?

Редактор

3 347

0

6 мин.

0

CRM-системы позволяют автоматизировать бизнес-процессы. И если сначала они разрабатывались в качестве способа управления взаимоотношениями с клиентами (поэтому и расшифровывается как Customer Relationship Management), то потом стали решением, позволяющим автоматизировать бизнес-процессы и контролировать выполнение задач.

Чем больше сотрудников в вашей команде, тем сильнее нужна CRM. Всё просто: сообщения и чаты в TG и других мессенджерах могут теряться, наплывать друг на друга и т.д. Всё это приведёт только к одному — сроки выполнения задач начнут сдвигаться, вам придётся контролировать каждого сотрудника отдельно, а итоговый профит будет снижаться.

Когда и для чего нужна CRM?

В данном случае, всё зависит от того, как устроена ваша работа. Разумеется, если в вашей команде состоят 3-5 человек, то собственная CRM не нужна, можно вполне обойтись несколькими чатами и личным общением. Но как только появляются новые сотрудники или отделы, отвечающие за разные задачи и при этом взаимосвязанные между собой (например, фарм, дизайн и байеры), то без внедрения общей системы постановки и контроля задач не обойтись.

Какие задачи должна решать CRM в медиабаинге?

1. Облегчать постановку задач и контролировать их выполнение. Не придётся писать каждому сотруднику отдельно, поясняя, что нужно делать. Специалист будет видеть, что от него требуется, дедлайны выполнения задач и т.д. А вы будете видеть, кто и чем занят, и как продвигается работа.
2. Обеспечивать общий доступ к необходимым данным. CRM позволяет подключить несколько человек, ответственных за выполнение задачи. В итоге фармеры и дизайнеры могут передать байерам готовые аккаунты или креативы без переписки в чатах и личного общения.
3. Собирать статистику выполнения (по сути, просто записывать данные, кто и за какое время решает свои задачи). Это поможет понять, кто из сотрудников работает быстрее, а кто — медленнее. Это поможет оптимизировать постановку задач, назначение дедлайнов и т.д.
4. Формировать отчёты (напрямую происходит из сбора статистики по сотруднику или отделу). Они помогут увидеть, кто может приносить больше профита, кому нужна помощь, и какие процессы стоит оптимизировать для ускорения работы.

Что нужно для разработки?

В первую очередь, нужно определить, какие задачи стоят перед вашей командой каждый день: от общей цели «заработать столько-то USD в месяц» до ежедневных целей в духе «разработать и передать 20 креативов для запуска по конкретному офферу». Далее, необходимо понять, как вы хотите организовать взаимодействие между отделами или сотрудниками. После этого можно прописать, какие именно данные вы хотите получать: статистику, отчёты и т.д.

Исходя из этого, вы сможете написать ТЗ для разработки CRM. Для этого обязательно привлекать к подготовке технического задания человека, который понимает, как устроена работа внутри команды. Например, ТЗ должно чётко отображать процесс:

• Обеспечение расходников для фарма аккаунтов.
• Разработка креативов под запрос байера или его помощника.
• Передача логина и пароля для залива.
• Запуск рекламной кампании.
• Мониторинг результатов.

Для разработки ТЗ стоит использовать mind-карты (как при создании сайтов), так как они помогут прописать бизнес-процессы визуально и подсказать разработчику алгоритм будущей работы. Обратите внимание, что с самого начала стоит понимать, как внешне должна выглядеть ваша CRM: чем проще ею будет пользоваться, тем лучше. Поэтому можно и нужно посмотреть, как устроены какие-нибудь Trello, Asana и другие системы. Так вы сможете сделать свою систему простой для освоения и использования.

Ну и главное — какие бюджеты и специалисты нужны. Будьте готовы к тому, что собственная CRM аналогична стройке: разработка может затянуться. Вам нужен разработчик, который выполнит поставленные задачи (итоговое решение может быть написано на любом языке — от PHP или Python до C# или Java).

ВАЖНО: нужно сделать так, чтобы CRM работала, как приложение в браузере. Тогда любой сотрудник сможет её открыть, вне зависимости от ОС, браузера, версии драйверов и т.д. По сути, так работают все современные решения — от Asana до Мегаплана и Amo.

На что обратить внимание?

Есть несколько условий, которые не только помогут сделать CRM простой и удобной, но и существенно упростить разработку.

• Многопользовательность. Помните, что задачи ставятся для разных специалистов (вплоть до подключения всей команды, вне зависимости от отдела).
• Возможность назначения ответственного. Это хорошо и просто, когда за задачу отвечает 1 человек, который и должен её выполнить. Если предполагается, что ему понадобиться помощь других сотрудников, то внедрите возможность подключения других людей к каждой конкретной таске.
• Внешний вид. Проще всего, когда задачи оформлены в виде дерева, таблицы или канбан-доски. Выбор зависит от привычек и личных предпочтений команды (не поленитесь провести опрос перед разработкой, чтобы понять, что нравится вашим сотрудникам — так в итоге будет проще интегрировать созданный сервис в ежедневную работу).
• Логи и статусы. Обязательно подключите эти функции, чтобы участникам задачи приходили уведомления об изменении статуса таски. Так они смогут видеть, что их коллеги отработали свою часть, и можно переходить к работе. А вы сможете зафиксировать скорость выполнения работы и выполнение задач. Сюда же рекомендуется прикрутить возможность оставлять комментарии (ссылки, сообщения о проблемах и т.д.).
• Общий дашборд для сотрудника. Это одно из основных требований. Оптимально, если сотрудник видит все задачи, в которых он участвует прямо или косвенно.

Для начала CRM должна быть максимально простой. А вот дальше вы можете добавлять новые функции по мере интеграции системы, необходимости её улучшать или усложнения бизнес-процессов.

Готовые решения или своя разработка?

Разумеется, на рынке есть множество готовых CRM: Bitrix, Amo, Asana, Trello и т.д. Но они обладают общими недостатками:

• Ориентирование на максимум желаний потребителя. В данном случае вы приобретаете готовый шаблон, который вроде и работает, но не конкретно под ваши нужды. Поэтому «купить и пользоваться» не получится.
• Ненужные функции. Оценивая готовые CRM, можно понять, что они предлагают ненужные вам инструменты, а платить за них придётся (так как решение продаётся цельным пакетом).
• Невозможность кастомизации. По сути, вы приобретёте готовый сервис, который нельзя доработать (убрать или добавить нужные возможности). Придётся пользоваться, как есть.

А ещё, разумеется, есть вопрос о приватности данных. Работая с готовыми CRM, придётся понимать, что все ваши задачи, данные, подгруженные ссылки и многое другое будут видеть создатели сервиса. Это, может, и не критично, но кого-то точно оттолкнёт от использования шаблонных решений.

Разработка собственной CRM — это достаточно долгий процесс. Предстоит не только переосознать свой бизнес «с нуля», но и приготовиться к длительной оптимизации: когда полученное решение будет постепенно докручиваться под ваши пожелания. С другой стороны, вы сможете поставить небольшой сервер у себя в офисе, с которого CRM и будет работать. А все данные будут сохраняться только у вас.

Вопросы и ответы

Денис, тимлид, внутренняя разработка ZM TEAM

Как понять, что вашей команде стала нужна CRM?

Когда у вас уже несколько отделов и больше 10 сотрудников. А также:

• есть процессы, которые начинают подводить;
• много мешанины в чатиках или их в принципе уже слишком много.

Что нужно для разработки (ТЗ, программист, тестеры и т.д.)?

Человек, который понимает все процессы изнутри (желательно техническое понимание движения данных в вашей команде).
Например:

• сделали аккаунт;
• занесли логин/пароль и т.д.;
• байер создаёт запрос на получение аккаунта;
• выдаём свободный аккаунт на этот запрос.

+ разраб, который будет писать все, что вы там придумали (PHP или Python).

Какие функции нужны в CRM медиабаингу или арбитражной команде?

Основные процессы:

• передача расходников между отделами;
• различные автоматизации и мониторинг успешности выполнения (тут для каждой вертикали специфичные микросервисы);
• отчётность.

Сколько может стоить разработка CRM?

Тут сложно сказать, это как стройка, будет длиться вечность) 100 000₽ в месяц хорошему спецу, через месяц/два первый MVP и переезд, а дальше усовершенствования. Все же после запуска CRM можно нанимать больше людей в команду/команды, т.к. все отлажено, а то, что ещё доставляет много неудобств, автоматизируется со временем.

Виктория, CEO Traffic Devils

Когда нужна CRM?

Для начала нужно задаться вопросом: «Для чего вам нужна CRM, какие проблемы она должна решить, какие должны быть её главные функции».

Исходя из ответов на эти вопросы, мы составляли ТЗ для автоматизации нашей компании. Также нужно понимать на какой промежуток времени вы делаете ЦРМ, сколько рук может освободить данная автоматизация.

Что нужно для разработки?

Что нужно:

• четкое ТЗ (это в любой автоматизации идет самым главным);
• хороший разработчик (чтоб все было написано идеально, и потом не было падений и прочего).

Естественно, уже при выходе первой версии тестить ЦРМ силами технарей и баинга, которые комментируют все косяки если есть.

Как часто обновляете свою CRM?

У нас не было такого, что написали ЦРМ и забили. Каждый месяц апдейты, добавление новых фишек, актуализация, улучшения качества и удобного функционала.

CRM для наших вебов это как индивидуальный кабинет, в котором они могут создавать себе любой нужный им оффер, любой нейминг к интересующему их приложению, а также добавлять сплиты на потоки, регулировать поток трафика, смотреть разного рода статистику, получать домены, делать пошарку и многое другое.

Вывод

CRM — это обязательный инструмент для арбитражной или медиабаинговой команды. Она ускоряет взаимодействие сотрудников между собой, исключает необходимость регулярно создавать ненужные чаты, помогает видеть и анализировать эффективность работы всего коллектива. И в итоге — положительно влияет на профит всей компании. Собственная разработка позволит создать решение, подходящее именно для вас, а не пытаться «вставлять костыли» и дорабатывать чужое ПО, сталкиваясь с багами или проблемами из-за очередного обновления.

Источник